Почему компании вспоминают о бухгалтерии только после требования из налоговой

Многие предприниматели уверены, что если бизнес работает, деньги поступают на счет, а сотрудники получают зарплату вовремя, то с бухгалтерией все в порядке. На практике это далеко не всегда так.

Эксперты отмечают, что значительная часть проблем с учетом выявляется не в момент их возникновения, а спустя месяцы или даже годы. Причем чаще всего поводом для проверки состояния учета становятся требования налоговой инспекции, запросы банков или подготовка компании к продаже.

Какие ошибки накапливаются незаметно

Проблема бухгалтерского учета заключается в том, что многие ошибки долго остаются скрытыми.

Наиболее распространенные ситуации:

• отсутствуют первичные документы по части операций;
• неправильно отражены расходы;
• не проведены банковские выписки за отдельные периоды;
• есть расхождения между бухгалтерским и налоговым учетом;
• не отражены расчеты с контрагентами;
• сомнительный контрагент;
• не закрыты старые задолженности.

Пока бизнес работает в обычном режиме, такие ошибки могут не привлекать внимания. Однако при более детальной проверке они быстро становятся заметными.

Когда проблемы начинают влиять на бизнес

Обычно ситуация становится критичной в одном из следующих случаев:

Налоговая направляет требование

Инспекция может запросить документы по конкретной сделке, контрагенту или периоду. Если часть документов отсутствует или учет велся с ошибками, компании приходится в срочном порядке восстанавливать информацию.

Банк проводит дополнительную проверку

В рамках законодательства о противодействии легализации доходов банки регулярно анализируют деятельность клиентов, в том числе в рамках 115 Федерального закона. При возникновении вопросов организация должна подтвердить происхождение денежных средств и предоставить документы по операциям.

Подготовка к продаже бизнеса

Потенциальные покупатели все чаще проводят финансовую проверку компании перед сделкой. Если в учете обнаруживаются серьезные пробелы, стоимость бизнеса может существенно снизиться.

Смена бухгалтера

Нередко новый специалист обнаруживает, что часть операций не отражена вовсе либо отражена некорректно. В результате приходится разбираться сразу с несколькими отчетными периодами и восстанавливать учет.

Отдельный риск - отсутствие должной осмотрительности при выборе контрагентов

В последние годы налоговые органы уделяют особое внимание тому, насколько внимательно компании подходят к выбору своих поставщиков и подрядчиков. Недостаточно просто получить счет и подписать договор - бизнес должен убедиться, что контрагент действительно ведет деятельность и способен исполнить свои обязательства.

Если в ходе проверки выяснится, что организация сотрудничала с компанией, имеющей признаки фиктивности, налоговая может запросить дополнительные документы и пояснения. В отдельных случаях возникают споры по поводу правомерности учета расходов и применения налоговых вычетов.

Под должной осмотрительностью обычно понимают комплекс разумных действий перед заключением сделки. К ним относятся:

• проверка регистрации компании в государственных реестрах;
• анализ сведений о руководителе и учредителях;
• изучение судебной истории организации;
• проверка наличия необходимых лицензий и разрешений;
• оценка деловой репутации и фактического ведения деятельности.

Особенно важно сохранять документы, подтверждающие проведение такой проверки. На практике именно они помогают доказать, что компания действовала добросовестно и принимала разумные меры для оценки надежности делового партнера.

Эксперты отмечают, что при восстановлении бухгалтерского учета нередко выявляется отсутствие документов по проверке контрагентов. В результате организации приходится не только восстанавливать первичную документацию, но и собирать доказательства своей добросовестности уже спустя несколько лет после совершения сделок.

Чем опасны ошибки прошлых лет

Многие предприниматели считают, что старые периоды уже не имеют значения. Однако это не всегда так.

Ошибки могут привести к:

• доначислению налогов;
• начислению пеней;
• штрафам;
• блокировке отдельных операций;
• дополнительным запросам со стороны контролирующих органов.

Кроме того, недостоверная отчетность затрудняет получение кредитов и привлечение инвестиций.

Почему восстановление учета становится отдельной услугой

Если проблемы накапливались длительное время, исправить их обычной корректировкой отчетности уже невозможно.

В таких случаях проводится комплексная проверка документов, банковских операций, взаиморасчетов с контрагентами и ранее поданной отчетности. Как отмечают специалисты по восстановлению учета, чем раньше выявлены ошибки, тем меньше финансовые последствия для компании.

Как понять, что учет нуждается в проверке

Поводом для аудита могут стать следующие признаки:

• бухгалтер менялся несколько раз за последние годы;
• часть документов утеряна;
• долгое время не проводились сверки с контрагентами;
• руководство не может оперативно получить достоверные финансовые показатели;
• отсутствие контроля за отделом бухгалтерии;
• имеются постоянные расхождения между данными учета и фактическим состоянием дел.

Даже если внешне работа компании выглядит стабильной, наличие таких признаков говорит о необходимости дополнительной проверки.

Проблемы в бухгалтерии редко возникают внезапно. Чаще всего они постепенно накапливаются и становятся заметны только тогда, когда бизнес сталкивается с проверкой, аудитом или крупной сделкой. Именно поэтому регулярный контроль учета обходится значительно дешевле, чем устранение последствий ошибок спустя несколько лет.