Аренда мебели на мероприятие: частые ошибки и советы организаторам

Планирование любого события — это всегда немного хаос. Нужно найти площадку, договориться с кейтерингом, составить программу. И где-то в конце списка дел обычно плетется мебель. Кажется, что это простая задача, но именно на ней спотыкаются чаще всего.

Покупка десятков стульев или столов ради одного вечера — затея абсурдная. Поэтому все обращаются в прокат. А вот тут и начинаются нюансы, которые могут превратить стильную вечеринку в вечер разочарований с шатающимися столами и нехваткой посадочных мест для гостей.

Самые частые ошибки при аренде

Опыт показывает, что большинство проблем возникает из-за одних и тех же просчетов. Люди просто не думают о мелочах, а именно в них все дело. Вот грабли, на которые наступают постоянно:

• Заказ в последний момент. Летом или перед новым годом хорошую мебель разбирают за месяцы. Если спохватиться за неделю, придется выбирать из того, что осталось, а это обычно не самые лучшие варианты.

• Игнорирование площадки. Заказали шикарный диван, а он не проходит в дверной проем. Или привезли столы, а они не помещаются в лифт. Всегда заранее измеряйте все проходы.

• Заказ точного количества. Если у вас 50 гостей, не берите ровно 50 стульев. Кто-то придет с парой, кто-то случайно сломает стул. всегда нужен небольшой запас, хотя бы 5-10%.

Это та самая база, о которую разбиваются самые продуманные концепции.

На что смотреть при выборе подрядчика

Когда вы поняли, чего делать не нужно, можно переходить к выбору. Рынок проката большой, и не все компании работают одинаково хорошо. Аренда мебели на мероприятие требует не меньшего внимания, чем выбор площадки или кейтеринга. Чтобы все прошло гладко, стоит задать подрядчику несколько простых, но важных вопросов.

Перед подписанием договора обязательно проверьте несколько вещей:

• Реальное состояние мебели. Не стесняйтесь просить свежие фотографии или даже приехать на склад. Картинки на сайте могут сильно отличаться от реальности.

• Условия договора о порче. Что будет, если гость прольет на диван вино или на столе появится царапина? Эти моменты должны быть четко прописаны, иначе счет может неприятно удивить.

• Логистика и монтаж. Кто и когда привезет, расставит и заберет мебель? Входит ли это в стоимость или оплачивается отдельно?

Хороший подрядчик ответит на все эти вопросы без увиливаний. Если менеджер начинает путаться или говорить общими фразами, это повод поискать другую компанию.

Так почему же аренда — это почти всегда выход

Может показаться, что с прокатом слишком много мороки. Но на деле это самый разумный подход, если не совершать глупых ошибок. Во-первых, это банально дешевле. Бюджет любого мероприятия ограничен, и тратить его на покупку того, что понадобится один раз, просто нелогично.

Во-вторых, это дает свободу выбора. У вас свадьба в стиле лофт? Пожалуйста, вот вам грубые деревянные столы. Деловая конференция? Есть строгие и лаконичные стулья. Ни одна площадка не держит у себя такой ассортимент. Аренда позволяет создать нужную атмосферу с нуля, не подстраиваясь под то, что уже есть в зале.