Дебиторская задолженность: как быть, если контрагент не платит

Из-за непогашенных долгов закрываются 20% компаний

Даём light-скрипт для менеджеров и бухгалтеров

Работаешь на клиента, а он не платит. Так в 90 % случаев получается безнадежная дебиторская задолженность.

По статистике, из-за непогашенных долгов закрываются 20 процентов компаний. Если постоянно смотреть на проблему сквозь пальцы, достаточно трёх лет, чтобы потерпеть фиаско.

Чем вредна дебиторка

Дебиторская задолженность - это замороженные деньги. Они принадлежат вам, но находятся в чужих кошельках. И воспользоваться вы ими не можете. Выходит, что бизнес работает, а денег нет.

Например, вы делаете превосходные скамейки. Десять штук вы продали базе отдыха за 200 000 рублей с отсрочкой оплаты на полгода, ещё пять на 100 000 санаторию, и тоже с отсрочкой. К вам приходит владелец дома, который хочет украсить свой участок тремя скамейками. Вы рады их продать, но изготовить скамейки не на что, пока предыдущие заказчики не заплатят за свои.

Причем денег может не хватать не только на заказы. Нечем заплатить за аренду мастерской и оплатить труд работников. Такая ситуация называется кассовым разрывом. Чтобы сотрудники не уволились и была возможность выполнить новый заказ, придётся взять кредит. Проценты по кредиту «съедят» часть выручки. Ситуация с кредитом может повторяться. В итоге вы можете бесконечно работать на погашение кредитов. Хотя достаточно было не допускать дебиторской задолженности.

«Дебиторская задолженность может быть безопасной, но только если вы уверены на все 100%, что оплата придёт в оговоренный срок. Кроме того, отсрочки можно использовать как инструмент лояльности, который помогает привлекать новых клиентов. Но если вы даёте отсрочку на 5 или 10 дней, а клиент пропадает и не платит – это уже проблема», - комментирует кандидат экономических наук, доцент Учебного центра «Финконт» Софья Германовна Богацкая.

Проблемного клиента выдадут три «приметы»

Проверьте отзывы на официальном сайте контрагента и сторонних ресурсах, пообщайтесь с общими партнёрами.

Основанием для подозрений можно считать:

• наличие задолженностей;

• участие в судах в роли ответчика;

• регистрация в местах массовой регистрации (адрес совпадает с адресами места нахождения единоличных исполнительных органов других юридических лиц).

Получить такую информацию можно на специальных бесплатных сервисах. Например, «За честный бизнес», «Контур.Фокус», «Сбис».

Как работать с дебиторской задолженностью: 5 шагов

Шаг 1. Предоплата

Ничто так не укрепляет веру в клиента, как 100%-ная предоплата. Но это в идеале. На практике же часто приходится идти на уступки. Постарайтесь установить минимальную предоплату. Например, в размере себестоимости продукции или услуги. Другой вариант – раздробить работу и оплату на этапы и согласовать график платежей.

Шаг 2. Приведите в порядок документацию

Правильно оформляйте документы и своевременно (а не потом или когда-нибудь) возвращайте их в бухгалтерию со всеми подписями, печатями и дополнительными документами.

Работать с дебиторской задолженность помогут ещё три действия:

• Сформируйте резерв по сомнительным долгам

• Проводите ежемесячные сверки с каждым контрагентом

• Составляйте подробный отчёт по долгам. Укажите срок образования задолженности и пропишите в комментарии действия по истребованию заложенности.

Шаг 3. Работайте с каждой новой задолженностью

1. Направьте контрагентам письма с просьбой произвести оплату;

2. проверить выписку из ЕГРЮЛ и ЕГРИП на наличие ликвидации контрагента, его реорганизации или банкротства.

3. Попробуйте договориться. Назначьте дебитору встречу и выясните, почему он не платит. Попробуйте найти компромисс, если у клиента возникли трудности. Можно разбить сумму на небольшие поэтапные платежи, либо рассмотреть вариант взаимозачёта.

Шаг 4. Суд

Если контрагент работает, а письма и уговоры не помогли – обращайтесь в суд.

Шаг 5. Списание

Согласно постановлению судебного пристава, задолженность можно списать и уменьшить налогооблагаемую базу.

Обратите внимание, что списанные долги тщательно проверяют налоговики. Необходимо предоставить акт инвентаризации задолженности, приложить к нему историю возникновения и документы, подтверждающие реальность сделки: договоры, накладные, счета, акты выполненных работ, акты сверок, а также основание для признания долга безнадежным (например, выписку из ЕГРЮЛ или постановление судебного пристава).

Узнайте больше об эффективных способах работы с дебиторской задолженностью, правилах переговоров на стадии длительной задержки платежа на семинаре в Учебном центре «Финконт».

Статья подготовлена Учебным центром «Финконт»